Hướng dẫn khai thác kho hàng tôi thu thập được dưới đây theo
báo cáo của AM Best. Báo cáo này không miễn phí. Giá của nó là 45 đô la Mỹ. Và
viết lại cho độc giả hiểu thêm về đề tài này đòi hỏi công sức không nhỏ.
Loại hình nghiệp vụ có liên quan đến kho hàng chủ yếu là
trách nhiệm xe cơ giới, trách nhiệm công cộng, trách nhiệm pháp lý của đơn vị vận
hành kho bãi, trách nhiệm của người thuê lao động, các loại tội phạm, tài sản,
hỏa hoạn, gián đoạn kinh doanh, vận chuyển nội địa.
Hướng dẫn khai thác kho hàng này là kiến thức phổ quát bao gồm
cho các loại kho hàng bến bãi chung, kho hàng bến bãi sản phẩm nông nghiệp, kho
cho các loại hàng hóa khác. Các hoạt động có liên quan đến chuyển dịch thực phẩm,
di dời và lưu kho, kho hàng hóa đông lạnh chung, các phương tiện lưu kho khác.
Còn chi tiết hướng dẫn cho từng loại kho hàng thì Best có hướng dẫn riêng
Mô tả rủi ro
Kho hàng chung cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn, dài hạn
cho nguyên vật liệu, các loại hàng hóa bán thành phẩm, bộ phận, hàng thành phẩm
sau khi chuyển từ cảng biển về hoặc trong giai đoạn trung chuyển giữa các giai
đoạn sản xuất trước khi xuất xưởng, hay trước khi chuyển cho nhà phân phối hay
nhà bán lẻ. Thời gian lưu kho có thể từ vài giờ đến vài năm tùy theo nhu cầu của
khách hàng. Có khá nhiều người được bảo hiểm chỉ trả tiền cho địa điểm sang
hàng từ phương tiện này sang phương tiện khác mà không cần lưu kho. Dịch vụ này
cũng được các công ty điều hành kho hàng cung cấp.
Đối với người được bảo hiểm xử lý các loại hàng thực phẩm
cho người và gia súc, họ có nhiệm vụ phải tuân thủ các qui tắc pháp luật về vấn
đề này. Họ phải cung cấp biên bản kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm định kỳ của
cơ quan quản lý, và biên bản về vệ sinh môi trường của cơ quan bảo vệ môi trường.
Đồng thời người được bảo hiểm cũng phải tuân thủ mọi qui tắc pháp luật về xử lý
chế biến vận chuyển hàng thực phẩm.
Đối với kho hàng nhập khẩu, nếu muốn thông quan, phải có cơ
quan đến kiểm tra về độ an toàn của hàng hóa.
Với môi trường kinh doanh hiện đại, rất nhiều doanh nghiệp
chỉ kinh doanh cung cấp kho hàng ở rất nhiều nơi, nhiều khu vực địa lý khác
nhau ở những vị trí đôi lúc khá đặc thù ví dụ như, gần cầu cảng, vịnh, cửa
sông, cảng, nơi có lưu lượng thuyền bè tàu hàng qua lại lớn. Ngoài ra, kho hàng
còn có thể nằm ngay cạnh đường ga tàu hỏa, đường quốc lộ, hoặc gần cả hai tuyến
đường trên. Vị trí của kho hàng sẽ nằm ở điểm cho phép xe tải ra vào liên tục,
thuận tiện cho các công ty vận tải hàng.
Vấn đề thanh toán hóa đơn vận tải diễn ra nhanh chóng bằng
chuyển khoản điện tử. Giá tiền lưu kho tùy thuộc vào người được bảo hiểm quyết
định theo tính năng kho hàng của họ. Có một số định giá lưu kho trên cơ sở khối
lượng của hàng hóa, một số khác định giá trên cơ sở thể tích của hàng. Giá này
sẽ được nhân lên với thời gian lưu kho. Do khách hàng có thể yêu cầu lưu kho
vài giờ để chung chuyển hoặc lưu kho dài hạn, nên thời gian này sẽ được tính
theo giờ hay theo tháng. Theo giờ, giá khác, theo tháng, giá khác. Nếu lưu kho
dài hạn, thời gian tính lưu kho theo tháng bắt đầu kể từ ngày lưu kho.
Kết cấu kho hàng có thể là, gạch, thép tiền chế, khung nhôm,
đá. Kho có thể có nhiều khuôn viên, trong mỗi khuôn viên được chia nhỏ thành
nhiều khu vực khác nhau, thường chỉ có một tầng trệt. Tuy nhiên, chiều cao của
mỗi kho hàng có thể lên đến 13m. Bên trong của kho có kê giá để hàng cao từ 8 đến
9 tầng. Hàng để trên kệ, giá đỡ có thể xếp từ 1 đến hai lớp song song. Khi sắp
theo hai lớp song song với nhau thì mỗi mặt đều phải hướng ra lối đi để dễ di dời.
Khoảng cách giữa các giá đỡ, kệ để hàng phải sắp có độ rộng cần thiết để các
phương tiện di dời như folklift có thể hoạt động tốt không bị cản trở. Sơ đồ
giá, kệ để hàng trong một kho phải được dán ở khu vực cửa ra vào, khu tháo dỡ
hàng, tại địa điểm chung dùng để đóng gói, tại văn phòng làm việc và trong
phòng vệ sinh.
Đôi lúc kho hàng cũng có dự trữ một khu vực riêng dùng để
lưu các loại kho hàng dễ cháy, xăng dầu, các loại khí gas hóa lỏng dễ cháy. Nếu
là kho hàng thực phẩm, cần phải có phòng kiểm tra thực phẩm ngay tại kho. Cần
phải có khu vực riêng, biệt lập để lưu kho hàng nhập khẩu, chưa thuế. Một số
kho hàng có thêm cảng hoặc đường ray xe lửa phụ, thuộc sở hữu của người được bảo
hiểm. Có thể có khu văn phòng làm việc và khu nhà nghỉ của nhân viên nằm ngay
trong khuôn viên kho hàng.
Một số kho hàng, hoạt động liên tục từ 18-24 giờ một ngày từ
thứ 2 đến thứ 7 để phục vụ nhu cầu cao của khách hàng, và chỉ đóng cửa vào ngày
lễ và chủ nhật. trong nhiều trường hợp, hàng đến kho vào thời điểm nửa đêm do tắc
đường, kẹt xe v.v đòi hỏi kho phải hoạt động thêm giờ để phục vụ khách hàng.
Nhu cầu khách hàng cũng thay đổi thường xuyên trong năm, lúc nhiều lúc ít. Tuy
nhiên, đối với hoạt động lưu kho cho nhà bán lẻ thì hoạt động thường cao vào dịp
cuối năm, khoảng từ tháng 9 trở đi.
Kho hàng có thể từ loại nhỏ có 10 nhân viên đến loại lớn có
hơn 100 nhân viên. Hầu hết đã gia nhập công đoàn và công đoàn có tiếng nói quan
trọng trong việc ấn định giờ giấc ca kíp làm việc. Người quản lý tại kho, quán
xuyến hoạt động của kho hàng. Người quản lý kho có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp
cho giám đốc vận hành, là người quản lý toàn bộ hoạt động của đơn vị. Người quản
lý tại kho chịu trách nhiệm vận hành kho bao gồm hàng nhập, xuất, sắp hàng lên,
dỡ hàng xuống, kiểm kê hàng. Nhân viên kiểm tra, kiểm tra hàng đến và vận đơn.
Nhân viên tại khu trung chuyển có trách nhiệm bốc dỡ hàng. Nhân viên vận hành
xe nâng và nhân viên quản lý tòa nhà. Nhân viên vệ sinh đóng vai trò rất quan
trọng, họ có nhiệm vụ đảm bảo kho luôn vệ sinh, sạch sẽ toàn bộ khu vực. Đối với
kho chứa thực phẩm, chỉ cần thiếu vệ sinh có thể bị phạt rất nặng.
Phần lớn người được bảo hiểm đều có trưởng phòng quản trị rủi
ro có trách nhiệm về an toàn cho toàn bộ nhà xưởng, và một nhân viên thường trực,
hoặc thay phiên thường trực 24/7 đề phòng trường hợp khẩn cấp. Nhân viên văn
phòng có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng lưu kho, vận tải, lên lịch trình lấy hàng
và chuyển hàng, thu xếp phương tiện vận tải và kế toán viên xử lý giấy tờ thanh
toán, thu đòi công nợ. Nhân viên bán hàng, đàm phán ký kết, tái tục hợp đồng với
khách hàng, thời gian của nhân viên bán hàng hoàn toàn do họ tự chủ sắp xếp,
lên kế hoạch, gọi điện v.v
Phần lớn nhân viên được đào tạo tại chỗ dắt tay chỉ việc.
Đôi lúc, cũng có một số lớp học đào tạo ngay tại chỗ của các nhân viên có kinh
nghiệm qua các hội thảo. Ngoài ra, có một số trường đào tạo nghề cho các nhân
viên vận hành kho hàng, nhân viên vận hành xe nâng phải có chứng chỉ nghề. Nhân
viên văn phòng, cần có trình độ văn hóa đủ đáp ứng yêu cầu công việc.
Thường, thì hàng hóa được vận chuyển đến kho hàng trực tiếp
từ nhà sản xuất có thể là xe tải, xe lửa, tàu thủy. Khi hàng được dỡ xuống,
nhân viên kiểm tra hàng với vận đơn xem có khớp không. Nếu hàng được chở đến để
lưu kho, nhân viên sẽ có nhiệm vụ ghi biên bản nhận hàng xác nhận hàng đã được
lưu kho. Biên nhận, cần phải có mã hàng, ngày, mô tả, khối lượng, thể tích, số
lượng, điều kiện điều khoản của hợp đồng lưu kho, giới hạn trách nhiệm của công
ty bảo hiểm. Phần lớn hàng đến nơi đã đóng gói, tuy nhiên người được bảo hiểm vẫn
có thể cung cấp dịch vụ này.
Ngay khi kho hàng nhận hàng, cần thiết phải có thông báo
chính thức cho chủ hàng qua email, điện thoại, thư thương mại, fax. Sau khi
hàng đã nhập kho, các kiện hàng đều phải ghi mã vạch để tiện kiểm kê và rà
soát. Quản lý kho hàng tận tay ghi chỉ dẫn vị trí từng kiện hàng trong kho. Mỗi
một vị trí kệ để hàng cũng phải có mã vạch. Truy tìm hàng trong kho đều phải sử
dụng hệ thống máy tính. Sau đó, phải có hệ thống chuyển hàng bằng xe nâng đưa
hàng vào đúng vị trí kệ để hàng. Nếu là lưu kho dài hạn, người được bảo hiểm có
thể cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng cho khách hàng.
99% hàng hóa được nhân viên của người được bảo hiểm xử lý bốc
dỡ di dời trong phạm vi kho hàng. Nếu người được bảo hiểm, có nguyên đội xe vận
chuyển, họ có thể cung cấp luôn dịch vụ vận chuyển cho khách hàng bên ngoài kho
hàng, thêm phí. Trước khi hàng xuất kho, bằng xe tải, tàu hỏa, tàu thủy đều phải
kiểm tra và kiểm kê, sau đó bốc hàng.
Ngành nghề này dựa hoàn toàn vào hệ thống máy tính truy xuất
vị trí hàng. Một số doanh nghiệp còn cung cấp website để khách hàng có thể truy
nhập trực tuyến tìm vị trí của hàng trong hành trình.
Nguyên vật liệu và
thiết bị
Thiết bị xử lý di dời nguyên vật liệu, bao gồm xe nâng, xe cần
cẩu nâng hàng, xe cút kít, xe cút kít thủy lực, xe nâng xoay thùng hàng, vật liệu
gói hàng, nguyên liệu vệ sinh, tấm để hàng, giá đỡ, kệ để hàng, máy in mã vạch,
máy quét mã vạch, máy tính, phần mềm, bộ điều nhiệt điều khiển bằng máy tính,
máy làm nước đá, thiết bị cấp đông.
Phơi nhiễm (exposure)
và kiểm soát Trách nhiệm xe cơ giới
Phơi nhiễm với cường độ xe qua lại, thời tiết giá lạnh ẩm ướt.
Kiểm tra tại chỗ
ü
Số lượng xe, số hiệu, tuổi, loại, tình trạng.
Danh mục cần kiểm tra
ü
Nhân viên có dùng xe máy, xe hơi riêng dùng cho
công việc
ü
Giới hạn bảo hiểm trách nhiệm của các xe sở hữu
cá nhân
ü
Lái xe, tuổi, kinh nghiệm, giấy phép lái xe, lý
lịch tai nạn của lái xe
ü
Lái xe tải, xe rơ mooc có giấy phép phù hợp?
ü
Cường độ chuyên chở và bán kính hoạt động vận
chuyển?
ü
Khi nhân viên di chuyển đến các buổi hội thảo,
đào tạo, thì dùng xe của công ty, xe cá nhân hay phương tiện vận chuyển công cộng?
ü
Lái xe có tìm thời gian thấp điểm để vận chuyển
hàng? Xe có thường bật đèn khi gặp thời tiết xấu?
ü
Lái xe có thuộc đường không?
ü
Người được bảo hiểm có chính sách tầm soát sử dụng
điện thoại di động khi lái xe? Nếu được phép sử dụng khi lái thì có dùng chế độ
handfree hay dùng tai nghe có phone và người được bảo hiểm có cung cấp các thiết
bị này không?
ü
Có chương trình đào tạo an toàn cho lái xe?
ü
Bảo trì thường xuyên và kiểm tra đối với tất cả
các xe của công ty
ü
Chất lượng của cán bộ kỹ thuật xe của công ty?
Có được chứng nhận nào, kinh nghiệm?
ü
Nhân viên không được can dự vào việc bảo trì sửa
chữa xe của công ty
Trách nhiệm chung: của
hoạt động tại bất động sản tọa lạc
Phơi nhiễm: Trơn, trượt, té, ngã. Nhân viên kiểm kê có thể
ngã từ trên cao. Nếu kho hàng, dùng làm chỗ bán hàng luôn, hoặc gần đường tàu hỏa
thì rủi ro phơi nhiễm sẽ cao hơn
Kiểm tra tại chỗ
ü
Sơ đồ kho hàng?
ü
Chiều cao kho hàng, chiều cao giá để hàng, có để
hàng 2 lớp trên 1 kệ không?
ü
Có khu vực thiết kế riêng để chứa hàng lỏng dễ
cháy và các loại khí gas khác?
ü
Nếu là hàng thực phẩm, trong kho có phòng kiểm
tra không?
ü
Trong kho có khu vực biệt lập lưu kho hàng ngoại
quan?
ü
Có cầu cảng, khu vực bốc dỡ hàng riêng cho lưu
thủy và đường sắt
ü
Có bảng báo hiệu giới hạn số người ra vào kho
ü
Cầu thang có bậc thang không trơn trượt và tay vịn
cứng, chắc, có đủ ánh sáng
ü
Có khu vực đông lạnh?
ü
Có gương cầu lồi bố trí tại các góc mù và ở cuối
mỗi lối đi để tránh va chạm giữa người đi bộ và xe nâng
ü
Có bảng giới hạn tốc độ, và các chỉ dấu cảnh báo
khác như “Bốc dỡ cẩn thận”, “Giữ hành lang thông thoáng”
ü
Thang, bậc, ghế leo, có tốt?
ü
Bảng “Không hút thuốc” phải có mặt ở khắp mọi
nơi
ü
Đèn sáng đêm, hàng rào, cảnh báo “không phận sự
miễn vào” để giảm thiểu khách không mời
ü
Cửa chính có người an ninh 24/7
ü
Khu vực vỉa hè xung quanh kho, khu vực đậu xe sạch
sẽ thông thoáng? Cầu thang bên ngoài có tay vịn vững vàng?
Các tài sản cần kiểm tra
ü
Giờ làm việc của kho? 24 giờ liên tục?
ü
Hoạt động vào thời gian cao điểm tháng 9-12 của
kho tăng hơn bình thường bao nhiêu?
ü
Lưu lượng khách ra vào kho hàng ngày?
ü
Số lần kiểm tra bất thường của cơ quan quản lý
nhà nước?
ü
Khi đội kiểm kê hoặc cơ quan quản lý vào khu vực
lưu kho, cần phải có nhân viên có kinh nghiệm đi kèm?
ü
Cửa kho luôn có chế độ khóa tự động 24/7
ü
Thang máy được bảo trì thường xuyên
ü
Người bảo trì thang máy là nhân viên công ty hay
thuê ngoài, bằng cấp chứng chỉ kinh nghiệm?
ü
Tinh thần cảnh giác và vệ sinh cao độ toàn nhà
kho
ü
Có biển báo cảnh giới ở khu vực bị chảy rò hàng
lỏng
ü
Phải có ít nhất một nhân viên vệ sinh toàn thời
gian cho mỗi một kho, có chứng chỉ chuyên môn, kinh nghiệm
ü
Qui tắc cấm hút thuốc?
ü
Khi cơ quan nhà nước kiểm tra kho đông lạnh, phải
cung cấp đủ quần áo bảo hộ (mặt nạ, găng tay, áo choàng v.v)?
ü
Người ngoài có vào phụ giúp bốc dỡ hàng?
ü
Người vận hành xe nâng được đào tạo? kinh nghiệm,
có chứng chỉ phù hợp
ü
Bánh xe tải phải có cục chặn khi bốc dỡ hàng
ü
Thời gian biểu bốc dỡ hàng cụ thể tại khu bốc dỡ?
ü
Khách vào kho không được đi vào khu lưu giữ hàng
ü
Nhân viên kiểm kê vào kho kiểm kê cho khách hàng
phải có thang, ghế để có thể leo cao an toàn
ü
Người được bảo hiểm có tổ chức bán hàng ngay tại
kho? Cần phải có bản đồ, dấu hiệu chỉ dẫn cụ thể từng khu vực mặt hàng
ü
Cần có nhiều nhân viên tham dực khi cần thiết để
phục vụ người mua hàng
ü
Nếu người được bảo hiểm có chỗ đỗ xe chung với
các đơn vị khác, phân chia trách nhiệm đến đâu?
ü
Có đội bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh
các kho
ü
Đội bảo vệ được người được bảo hiểm trực tiếp
thuê từng người, hay thuê qua một công ty bảo vệ có tiếng? Nếu tự thuê, kinh
nghiệm, đào tạo của họ đến đâu? Nếu thuê từ công ty, uy tín của công ty đến
đâu, có lịch sử thế nào?
ü
Có sử dụng chó bảo vệ?
ü
Nếu có khu vực kiểm soát an ninh, mọi người đều
phải đi ngang qua lúc vào cũng như ra
ü
Nếu kho hàng dùng nhiều xe nâng về đêm, đường vận
chuyển phải có đèn chiếu đủ sáng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét