Sự khác biệt giữa Gia tăng chi phí Increase in cost of working và Gia tăng chi phí đội khung additional increase in cost of working.

Đây là câu hỏi phổ biến nhất trong tất cả các hội thảo về bảo hiểm gián đoạn kinh doanh. Vì lý do đó, Các diễn giả không muốn đưa vào phần show hàng bình thường mà giữ bí mật. Họ luôn luôn tin chắc rằng các thính giả phải hỏi và họ chuẩn bị khá kỹ cho đề tài này coi như là quân bài tung ra phút cuối, và chả có tài liệu gì cả. Tuy nhiên, văn hóa nghe giảng bài ở ta thì lại ít khi đặt câu hỏi, nên kết quả là quân bài cuối cùng lại không được tung ra. Vậy đây có thể nói là một nội dung chúng ta cần bàn luận.

Giữ chân khách hàng cũ có chi phí thấp hơn nhiều so với việc để mất một khách hàng và đi tìm khách hàng mới. Đó là nguyên lý chung của kinh doanh và ngành bảo hiểm chấp nhận ý niệm này, vì nó có lợi cho khách hàng. Hơn nữa về mặt quản trị, thà là mất thêm một khoản chi phí nhỏ có thể rút ngắn thời gian gián đoạn kinh doanh sẽ có lợi hơn đáng kể về số tiền bồi thường. Do vậy các công ty bảo hiểm đồng ý thanh toán thêm gia tăng chi phí bất thường để doanh nghiệp được bảo hiểm có thể duy trì thị phần của mình.

Các đơn bảo hiểm cung cấp hai mức bảo vệ đó là

Gia tăng chi phí (Increase in Cost of Working, ICOW) và

Gia tăng chi phí đội khung (Additional Increase in Cost of Working, AICOW)

Gia tăng chi phí

Người được bảo hiểm khi khai báo số tiền bảo hiểm cho phần gián đoạn kinh doanh, sẽ thấy hai phần, phần mất lợi nhuận do doanh thu sụt giảm và phần mất lợi nhuận do gia tăng chi phí.

Mấu chốt là công ty bảo hiểm không đưa ra sự phân biệt rõ ràng về số tiền bảo hiểm giữa tổn thất tài chính của người được bảo hiểm khi doanh thu sụt giảm và tổn thất tài chính do gia tăng chi phí với mục tiêu là Công ty bảo hiểm sẽ chỉ thanh toán cho người được bảo hiểm một trong hai đề mục trên hoặc cả hai đến mức giới hạn trách nhiệm xác định mà thôi.

Ví dụ một công ty bị gián đoạn kinh doanh do cháy một thiết bị trị trá 150,000. Để vận chuyển thiết bị này bằng đường biển từ Nhật về đến địa điểm sản xuất mất 6 tuần. Cứ mỗi tuần không có thiết bị này, doanh nghiệp mất khoảng 10,000 doanh thu. Mất lợi nhuận khoảng 4,000. Nếu vận chuyển bằng máy bay, thời gian vận chuyển giảm bớt 5 tuần nhưng chi phí là 25,000.

Giả sử đơn bảo hiểm vật chất là đơn thay thế mới, công ty bảo hiểm sẽ thay thế thiết bị mới với điều kiện số tiền bảo hiểm phải đủ. Việc thay thế sẽ không bao gồm chi phí vận chuyển từ Nhật về và chi phí lắp đặt. Đơn Gián đoạn kinh doanh sẽ thanh toán cho chi phí vận chuyển tiết kiệm nhất từ Nhật về Việt nam đó là vận chuyển đường biển.

Người được bảo hiểm tự chịu phần chênh lệch giữa 25,000 và chi phí chuyên chở đường biển, bù lại họ có thiết bị trước 5 tuần để đảm bảo khách hàng của mình cũng không bị gián đoạn nguồn cung. Trích dẫn wording bên dưới theo đơn ISR của Úc. Các wording khác cũng khá tương tự. Wording ABI thì đầy đủ các tiêu chuẩn hơn, nhưng cơ sở tính toán thì giống nhau.

–        The additional expenditure necessarily and reasonably incurred  for the sole purpose of avoiding or diminishing the reduction in Revenue which but for that expenditure would have taken place during the Indemnity Period but not exceeding the amount in Revenue thereby avoided

–        Chi phí thêm, cần thiết và hợp lý, duy chỉ phục vụ cho mục tiêu là ngăn ngừa hoặc tránh sụt giảm doanh thu mà nếu như không có chi phí này doanh thu có thể sẽ sụt giảm trong thời hạn bồi thường. Tuy nhiên chi phí này bỏ ra không được vượt quá phần lợi nhuận gộp mà nó tiết kiệm được.

Có ba vấn đề cần đánh giá từ điều khoản trên.

Vấn đề thứ nhất cần nắm là phần gia tăng chi phí được bồi thường là chi phí duy chỉ phục vụ cho mục tiêu ngăn ngừa hoặc tránh sụt giảm doanh thu. Trong trường hợp trên, chi phí vận chuyển bằng máy bay là chấp nhận được.

Không phải lúc nào các chi phí gia tăng cũng đạt tiêu chuẩn trên. Ví dụ, người được bảo hiểm tuyển thêm một số nhân sự kế toán để làm báo cáo số liệu, viết hóa đơn, thu đòi công nợ. Việc này có giá trị rút ngắn thời hạn vòng xoay tiền và hiện thực hóa doanh thu, nhưng không liên quan đến việc tránh giảm doanh thu. Nên lương chi thêm cho nhân sự mới không được bồi thường.

Vấn đề thứ hai là kiểm tra tính kinh tế của chi phí. Chi phí bỏ ra không được vượt quá phần doanh thu tiết kiệm được. Để kiểm tra, công ty định lượng tổn thất sẽ lên bài toán so sánh giữa chi phí chuyên chở là 25,000 và lợi nhuận gộp tiết kiệm được ở đây là (4,000 x 5 tuần = 20,000)

Như vậy Người được bảo hiểm sẽ chỉ được thanh toán 20,000 theo điều khoản gia tăng chi phí chứ không phải 25,000. Người được bảo hiểm có thể lên bài toán so sánh giữa chi phí vận tải đường biển và khoản 20,000 được trả, chưa kể việc rút gọn 5 tuần gián đoạn kinh doanh, khi quyết định phương tiện vận chuyển nào. 

Các khoản phụ phí khác nếu được bồi thường thêm sẽ thuộc về điều khoản phụ Gia tăng chi phí đội khung.

Vấn đề thứ 3 luôn luôn có là bảo hiểm dưới giá trị.  Nếu có bảo hiểm dưới giá trị, công ty bảo hiểm sẽ giảm tỷ lệ khoản tiền bồi thường.

Gia tăng chi phí đội khung (Additional Increase in Cost of Working)

Điều khoản này rộng hơn điều khoản ICOW như trích dẫn dưới theo đơn ISR

–        The insurance in this item is limited to increase in cost of working (not otherwise recoverable hereunder) necessarily and reasonably incurred during the Indemnity Period in consequence of the damage for the purpose of avoiding or diminishing reduction in Turnover and/or resuming and/or maintaining normal business operations and/or services

–        Công ty bảo hiểm theo khoản mục này chấp nhận phần gia tăng chi phí (không được bồi thường trong các điều khoản khác của quy tắc bảo hiểm) cần thiết và hợp lý đã chi trả trong thời hạn bồi thường là hậu quả của thiệt hại với mục tiêu (i) ngăn ngừa hoặc tránh sụt giảm doanh thu hoặc (ii) xúc tiến lại kinh doanh hoặc (iii) duy trì hoạt động kinh doanh hoặc (iv) dịch vụ.

Điều khoản này rộng hơn cho phép các chi phí gia tăng nhằm duy trì kinh doanh hoặc dịch vụ nhưng không nhất thiết là dùng để ngăn ngừa hoặc tránh sụt giảm doanh thu trong thời hạn bồi thường. Ví dụ như trường hợp trên, người được bảo hiểm có thể tuyển thêm nhân viên kế toán để chuẩn bị sổ sách, hóa đơn, thu hồi công nợ với mục tiêu là duy trì đà kinh doanh của công ty. Chi phí này được chấp nhận bồi thường. Sự khác biệt quan trọng là điều khoản AICOW này không có cụm từ “duy chỉ phục vụ cho mục tiêu”.

Thêm vào đó điều khoản Gia tăng chi phí Đội khung không bị kiểm tra tính kinh tế của chi phí. Đây là lợi thế rất quan trọng, đặc biệt là khi chi phí này đảm bảo giữ chân khách hàng của người được bảo hiểm sau thời hạn bồi thường. Tuy nhiên, chi phí này phải là hợp lý và chỉ phát sinh khi có thiệt hại vật chất.

Như ví dụ trên, người được bảo hiểm nếu chứng minh rằng chi phí này là biện pháp xử lý tình huống khéo léo cho doanh nghiệp và sẵn sàng chi trả khi không được bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ thanh toán cho khoản chênh lệch giữa 25,000 (chi phí vận chuyển hàng không) và 20,000 (gia tăng chi phí).

Theo kinh nghiệm, đây là điều khoản rất giá trị. Nó cho phép người được bảo hiểm có thể quyết định nhanh ngay mà không cần thiết phải đánh giá chi phí trước. Nếu là quyết định khôn khéo và cần thiết, đơn bảo hiểm sẽ phải bồi thường.

Hơn nữa điều khoản Gia tăng chi phí đội khung không bị tính lại khi có bảo hiểm dưới giá trị. Trong các đơn bảo hiểm, giới hạn phụ, hoặc số tiền bảo hiểm là giới hạn tổn thất đầu tiên. Tuy nhiên, khi thiết kế đơn bảo hiểm, điều khoản và giới hạn chuyên viên thẩm định bảo hiểm phải đảm bảo đủ kể cả về định tính và định lượng để người được bảo hiểm có thể tiến hành các bước cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp mình trong thời gian có biến cố.

Điều khoản Gia tăng chi phí Đội khung, trong một số đơn bảo hiểm có thể hỗ trợ phục hồi thêm một phần tổn thất khi có bảo hiểm dưới giá trị. Tuy nhiên đây không phải là phương tiện để người được bảo hiểm yêu cầu bồi thường trọn vẹn toàn bộ mất lợi nhuận khi có bảo hiểm dưới giá trị, mà thuần túy chỉ là điều khoản phụ nhằm mục tiêu đã nêu trên. Do vậy khi thiết kế đơn bảo hiểm, chuyên viên thẩm định bảo hiểm phải đánh giá kỹ để đảm bảo số tiền bảo hiểm và giới hạn phụ của điều khoản Gia tăng chi phí Đội khung là đủ.

Bên cạnh chi phí vận chuyển hàng không, điều khoản Gia tăng Chi phí Đội khung còn dùng để chi trả cho các chi phí sau:

• ·         Chi phí thuê địa điểm tạm thời
• ·         Chi phí thuê ngoài với nhà sản xuất khác thậm chí kể cả với đối thủ cạnh tranh
• ·         Chiến dịch quảng cáo để lấy lại niềm tin của khách hàng.
• ·         Lương ngoài giờ
• ·         Thuê tạm nhân viên v.v…

Chỉ cần điều khoản Gia tăng Chi phí Đội khung

Có một số doanh nghiệp  tin rằng họ chỉ cần điều khoản Gia tăng chi phí Đội khung là đủ và không cần đơn bảo hiểm gián đoạn kinh doanh. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thể chứng minh rằng họ không mất doanh thu khi có sự cố gây thiệt hại vật chất nếu họ được chi trả các chi phí gia tăng khi có sự cố phát sinh. Người được bảo hiểm khẳng định rằng nhân viên có thể làm việc tại nhà với nhiều phương tiện thông tin hỗ trợ. Nếu thực sự họ chứng minh được, chuyên viên thẩm định bảo hiểm có thể thiết kế đơn theo nhu cầu đó.

Do đó trách nhiệm của chuyên viên thẩm định bảo hiểm là quan trọng khi đánh giá ngành nghề của người được bảo hiểm. Ví dụ người được bảo hiểm là bán hàng, siêu thị, nhà sản xuất, thì thiết kế đơn bảo hiểm như trên là rất nguy hiểm, và có thể phát sinh nhiều tranh chấp, gây mất uy tín công ty bảo hiểm khi có sự cố.

Ngay trường hợp dịch vụ nha sĩ, mặc dù là dịch vụ, nhưng cơ sở của người được bảo hiểm có nhiều máy móc phức tạp. Đơn bảo hiểm cũng phải là đơn Gián đoạn kinh doanh đầy đủ.

Trường hợp thảm họa tự nhiên trên một khu vực, việc thiết kế đơn bảo hiểm cũng rất quan trọng. Người được bảo hiểm có thể chịu hậu quả gián đoạn kinh doanh dài hạn. Nếu chỉ có điều khoản phụ thì khả năng người được bảo hiểm sẽ mất rất nhiều quyền lợi.

Giới hạn phụ của ICOW và AICOW

Hiện nay tại một số nước, công ty bảo hiểm có xu hướng thêm giới hạn phụ cho phần Gia tăng chi phí. Cách làm này cần đánh giá lại.

Quy định ICOW rất có giá trị cho người được bảo hiểm cho phép họ có thể chi trả thêm các chi phí cần thiết để duy trì bán hàng với mục tiêu để doanh nghiệp sống sót. Do vậy đơn bảo hiểm đã được thiết kế với một số tiền bảo hiểm duy nhất áp dụng cho hai mục tiêu, (i) giảm lợi nhuận và (ii) gia tăng chi phí. Đơn bảo hiểm đã quy định rõ, người được bảo hiểm có trách nhiệm giảm thiểu gián đoạn kinh doanh, và đó là tôn chỉ. Vậy công ty bảo hiểm luôn trông đợi bồi thường cho gia tăng chi phí hơn là mất lợi nhuận do sụt giảm doanh thu. Từ giác độ doanh nghiệp được bảo hiểm, điều này tốt hơn hẳn vì nó tạo điều kiện cho người được bảo hiểm giữ mối khách hàng quen thuộc.

Do vậy, ghi nhớ rằng giới hạn phụ chỉ nên áp dụng cho điều khoản AICOW. Khuynh hướng áp dụng giới hạn phụ cho ICOW là phi kỹ thuật.

Kết luận

Trên đây là một số nội dung quan trọng của hai khái niệm trên, khá giống nhau, nhưng phân biệt hoàn toàn khi giải quyết sự vụ và ích lợi cũng khác nhau hoàn toàn. Không nên và không tốt khi áp dụng giới hạn phụ cho ICOW. Khi quyết định bồi thường cho ICOW cần phải đánh giá ba yếu tố, “duy chỉ phục vụ cho mục tiêu”, “tính kinh tế của chi phí” và bảo hiểm dưới giá trị.

Thật cẩn thận khi thấy đơn bảo hiểm có Điều khoản AICOW đơn độc gắn với đơn thiệt hại vật chất.

Kiến thức bảo hiểm - Doãn Quỳnh Trang