Loại hình nghiệp vụ có liên quan đến kho hàng chủ yếu là trách nhiệm xe cơ giới, trách nhiệm công cộng, trách nhiệm pháp lý của đơn vị vận hành kho bãi, trách nhiệm của người thuê lao động, các loại tội phạm, tài sản, hỏa hoạn, gián đoạn kinh doanh, vận chuyển nội địa.
Hướng dẫn khai thác kho hàng này là kiến thức phổ quát bao gồm cho các loại kho hàng bến bãi chung, kho hàng bến bãi sản phẩm nông nghiệp, kho cho các loại hàng hóa khác. Các hoạt động có liên quan đến chuyển dịch thực phẩm, di dời và lưu kho, kho hàng hóa đông lạnh chung, các phương tiện lưu kho khác. Còn chi tiết hướng dẫn cho từng loại kho hàng thì Best có hướng dẫn riêng
Mô tả rủi ro
Kho hàng chung cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn, dài hạn cho nguyên vật liệu, các loại hàng hóa bán thành phẩm, bộ phận, hàng thành phẩm sau khi chuyển từ cảng biển về hoặc trong giai đoạn trung chuyển giữa các giai đoạn sản xuất trước khi xuất xưởng, hay trước khi chuyển cho nhà phân phối hay nhà bán lẻ. Thời gian lưu kho có thể từ vài giờ đến vài năm tùy theo nhu cầu của khách hàng. Có khá nhiều người được bảo hiểm chỉ trả tiền cho địa điểm sang hàng từ phương tiện này sang phương tiện khác mà không cần lưu kho. Dịch vụ này cũng được các công ty điều hành kho hàng cung cấp.
Đối với người được bảo hiểm xử lý các loại hàng thực phẩm cho người và gia súc, họ có nhiệm vụ phải tuân thủ các qui tắc pháp luật về vấn đề này. Họ phải cung cấp biên bản kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm định kỳ của cơ quan quản lý, và biên bản về vệ sinh môi trường của cơ quan bảo vệ môi trường. Đồng thời người được bảo hiểm cũng phải tuân thủ mọi qui tắc pháp luật về xử lý chế biến vận chuyển hàng thực phẩm.
Đối với kho hàng nhập khẩu, nếu muốn thông quan, phải có cơ quan đến kiểm tra về độ an toàn của hàng hóa.
Với môi trường kinh doanh hiện đại, rất nhiều doanh nghiệp chỉ kinh doanh cung cấp kho hàng ở rất nhiều nơi, nhiều khu vực địa lý khác nhau ở những vị trí đôi lúc khá đặc thù ví dụ như, gần cầu cảng, vịnh, cửa sông, cảng, nơi có lưu lượng thuyền bè tàu hàng qua lại lớn. Ngoài ra, kho hàng còn có thể nằm ngay cạnh đường ga tàu hỏa, đường quốc lộ, hoặc gần cả hai tuyến đường trên. Vị trí của kho hàng sẽ nằm ở điểm cho phép xe tải ra vào liên tục, thuận tiện cho các công ty vận tải hàng.
Vấn đề thanh toán hóa đơn vận tải diễn ra nhanh chóng bằng chuyển khoản điện tử. Giá tiền lưu kho tùy thuộc vào người được bảo hiểm quyết định theo tính năng kho hàng của họ. Có một số định giá lưu kho trên cơ sở khối lượng của hàng hóa, một số khác định giá trên cơ sở thể tích của hàng. Giá này sẽ được nhân lên với thời gian lưu kho. Do khách hàng có thể yêu cầu lưu kho vài giờ để chung chuyển hoặc lưu kho dài hạn, nên thời gian này sẽ được tính theo giờ hay theo tháng. Theo giờ, giá khác, theo tháng, giá khác. Nếu lưu kho dài hạn, thời gian tính lưu kho theo tháng bắt đầu kể từ ngày lưu kho.
Kết cấu kho hàng có thể là, gạch, thép tiền chế, khung nhôm, đá. Kho có thể có nhiều khuôn viên, trong mỗi khuôn viên được chia nhỏ thành nhiều khu vực khác nhau, thường chỉ có một tầng trệt. Tuy nhiên, chiều cao của mỗi kho hàng có thể lên đến 13m. Bên trong của kho có kê giá để hàng cao từ 8 đến 9 tầng. Hàng để trên kệ, giá đỡ có thể xếp từ 1 đến hai lớp song song. Khi sắp theo hai lớp song song với nhau thì mỗi mặt đều phải hướng ra lối đi để dễ di dời. Khoảng cách giữa các giá đỡ, kệ để hàng phải sắp có độ rộng cần thiết để các phương tiện di dời như folklift có thể hoạt động tốt không bị cản trở. Sơ đồ giá, kệ để hàng trong một kho phải được dán ở khu vực cửa ra vào, khu tháo dỡ hàng, tại địa điểm chung dùng để đóng gói, tại văn phòng làm việc và trong phòng vệ sinh.
Đôi lúc kho hàng cũng có dự trữ một khu vực riêng dùng để lưu các loại kho hàng dễ cháy, xăng dầu, các loại khí gas hóa lỏng dễ cháy. Nếu là kho hàng thực phẩm, cần phải có phòng kiểm tra thực phẩm ngay tại kho. Cần phải có khu vực riêng, biệt lập để lưu kho hàng nhập khẩu, chưa thuế. Một số kho hàng có thêm cảng hoặc đường ray xe lửa phụ, thuộc sở hữu của người được bảo hiểm. Có thể có khu văn phòng làm việc và khu nhà nghỉ của nhân viên nằm ngay trong khuôn viên kho hàng.
Một số kho hàng, hoạt động liên tục từ 18-24 giờ một ngày từ thứ 2 đến thứ 7 để phục vụ nhu cầu cao của khách hàng, và chỉ đóng cửa vào ngày lễ và chủ nhật. trong nhiều trường hợp, hàng đến kho vào thời điểm nửa đêm do tắc đường, kẹt xe v.v đòi hỏi kho phải hoạt động thêm giờ để phục vụ khách hàng. Nhu cầu khách hàng cũng thay đổi thường xuyên trong năm, lúc nhiều lúc ít. Tuy nhiên, đối với hoạt động lưu kho cho nhà bán lẻ thì hoạt động thường cao vào dịp cuối năm, khoảng từ tháng 9 trở đi.
Kho hàng có thể từ loại nhỏ có 10 nhân viên đến loại lớn có hơn 100 nhân viên. Hầu hết đã gia nhập công đoàn và công đoàn có tiếng nói quan trọng trong việc ấn định giờ giấc ca kíp làm việc. Người quản lý tại kho, quán xuyến hoạt động của kho hàng. Người quản lý kho có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho giám đốc vận hành, là người quản lý toàn bộ hoạt động của đơn vị. Người quản lý tại kho chịu trách nhiệm vận hành kho bao gồm hàng nhập, xuất, sắp hàng lên, dỡ hàng xuống, kiểm kê hàng. Nhân viên kiểm tra, kiểm tra hàng đến và vận đơn. Nhân viên tại khu trung chuyển có trách nhiệm bốc dỡ hàng. Nhân viên vận hành xe nâng và nhân viên quản lý tòa nhà. Nhân viên vệ sinh đóng vai trò rất quan trọng, họ có nhiệm vụ đảm bảo kho luôn vệ sinh, sạch sẽ toàn bộ khu vực. Đối với kho chứa thực phẩm, chỉ cần thiếu vệ sinh có thể bị phạt rất nặng.
Phần lớn người được bảo hiểm đều có trưởng phòng quản trị rủi ro có trách nhiệm về an toàn cho toàn bộ nhà xưởng, và một nhân viên thường trực, hoặc thay phiên thường trực 24/7 đề phòng trường hợp khẩn cấp. Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng lưu kho, vận tải, lên lịch trình lấy hàng và chuyển hàng, thu xếp phương tiện vận tải và kế toán viên xử lý giấy tờ thanh toán, thu đòi công nợ. Nhân viên bán hàng, đàm phán ký kết, tái tục hợp đồng với khách hàng, thời gian của nhân viên bán hàng hoàn toàn do họ tự chủ sắp xếp, lên kế hoạch, gọi điện v.v
Phần lớn nhân viên được đào tạo tại chỗ dắt tay chỉ việc. Đôi lúc, cũng có một số lớp học đào tạo ngay tại chỗ của các nhân viên có kinh nghiệm qua các hội thảo. Ngoài ra, có một số trường đào tạo nghề cho các nhân viên vận hành kho hàng, nhân viên vận hành xe nâng phải có chứng chỉ nghề. Nhân viên văn phòng, cần có trình độ văn hóa đủ đáp ứng yêu cầu công việc.
Thường, thì hàng hóa được vận chuyển đến kho hàng trực tiếp từ nhà sản xuất có thể là xe tải, xe lửa, tàu thủy. Khi hàng được dỡ xuống, nhân viên kiểm tra hàng với vận đơn xem có khớp không. Nếu hàng được chở đến để lưu kho, nhân viên sẽ có nhiệm vụ ghi biên bản nhận hàng xác nhận hàng đã được lưu kho. Biên nhận, cần phải có mã hàng, ngày, mô tả, khối lượng, thể tích, số lượng, điều kiện điều khoản của hợp đồng lưu kho, giới hạn trách nhiệm của công ty bảo hiểm. Phần lớn hàng đến nơi đã đóng gói, tuy nhiên người được bảo hiểm vẫn có thể cung cấp dịch vụ này.
Ngay khi kho hàng nhận hàng, cần thiết phải có thông báo chính thức cho chủ hàng qua email, điện thoại, thư thương mại, fax. Sau khi hàng đã nhập kho, các kiện hàng đều phải ghi mã vạch để tiện kiểm kê và rà soát. Quản lý kho hàng tận tay ghi chỉ dẫn vị trí từng kiện hàng trong kho. Mỗi một vị trí kệ để hàng cũng phải có mã vạch. Truy tìm hàng trong kho đều phải sử dụng hệ thống máy tính. Sau đó, phải có hệ thống chuyển hàng bằng xe nâng đưa hàng vào đúng vị trí kệ để hàng. Nếu là lưu kho dài hạn, người được bảo hiểm có thể cung cấp dịch vụ kiểm kê hàng cho khách hàng.
99% hàng hóa được nhân viên của người được bảo hiểm xử lý bốc dỡ di dời trong phạm vi kho hàng. Nếu người được bảo hiểm, có nguyên đội xe vận chuyển, họ có thể cung cấp luôn dịch vụ vận chuyển cho khách hàng bên ngoài kho hàng, thêm phí. Trước khi hàng xuất kho, bằng xe tải, tàu hỏa, tàu thủy đều phải kiểm tra và kiểm kê, sau đó bốc hàng.
Ngành nghề này dựa hoàn toàn vào hệ thống máy tính truy xuất vị trí hàng. Một số doanh nghiệp còn cung cấp website để khách hàng có thể truy nhập trực tuyến tìm vị trí của hàng trong hành trình.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét